Hybride Arbeit

Statt nine-to-five am festen Schreibtisch arbeiten die Teams bei T-Systems flexibel so, wie sie es gerade brauchen. „Heute bestimmt die Tätigkeit, wo und wie wir arbeiten“, erklärt Jonas Hellweg, der in der Rolle des Stream Lead für Collaboration Tools von Anfang an Teil des Projekts ist. Herausgekommen ist eine flexible Arbeitswelt, in der online und offline Hand in Hand gehen: Meet-&-Connect-Hubs schaffen Begegnungsflächen für activity-based Working, statt reiner Arbeitsflächen gibt es Kollaborations- und Projektflächen, statt abgeschlossener Konferenzspinnen offene Webex Boards. Doch Hellweg weiß auch: „So ein Changeprozess geht nicht von heute auf morgen; das Schwierigste steht uns noch bevor: den Spirit, der gerade herrscht, in die kommenden Monate zu übernehmen.“ 

So wie T-Systems selbst haben viele Unternehmen die Monate der Coronapandemie genutzt, ihre Arbeitsweisen an die neuen Gegebenheiten und vor allem an die Wünsche der Mitarbeitenden anzupassen. Gerade der erste, nicht vorhersehbare Lockdown schaltete bei der Digitalisierung der Arbeitsprozesse den Turbo: Von heute auf morgen fanden sich unzählige Büroarbeiter im Homeoffice wieder, mussten sich zwischen Couch und Küchentisch neu organisieren, sich via Videocall und Telefonkonferenz mit Kollegen und Vorgesetzten zusammenschalten und sämtliche Arbeitsprozesse digital aufstellen. „Gut dran waren da Unternehmen, die den digitalen Wandel der Arbeit bereits vor Beginn der Pandemie vorangetrieben haben – sie konnten schneller auf die neuen Gegebenheiten reagieren und ihre Mitarbeitenden bei der Umstellung unterstützen“, erklärt Ulf-Jost Kossol, Head of People Experience bei der T-Systems MMS. Kossol weiß, wovon er redet: Als Digitaldienstleister unterstützt sein Unternehmen Konzerne wie Mittelständler bei der digitalen Transformation. 

So auch den Energieversorger Sachsen-Energie. Hier war schon vor Corona klar: In der Digitalisierung der Arbeitswelt steckt enormes Potenzial. Durch die Mitarbeiter:innen selbst entwickelte unternehmensweite Leitplanken wurden bereits vor dem Lockdown erarbeitet, Prozesse umgestellt. „In der Pandemie haben wir dann aus der Not eine Tugend gemacht, Vorhaben beschleunigt und intensiviert, für die vorher vielleicht zu wenig Raum waren“, erinnert sich Chief Digital Officer Andreas Nicklas. So entstand eine neue Zusammenarbeitswelt, die konsequent auf neue Technologien setzt, dabei die Mitarbeitenden aber nie aus den Augen verliert. „Neben der systematischen Veränderungsbegleitung haben wir immer wieder Trainings für Mitarbeitende und Führungskräfte angeboten, die nicht nur auf das Verständnis der Technologie, sondern insbesondere auch auf die Ziele der neuen Arbeitsweise einzahlen“, erklärt Nicklas. Und das hat sich gelohnt: „Diese neue Art zu arbeiten ist innerhalb kürzester Zeit schon vielerorts in Fleisch und Blut übergegangen und wird in unserer täglichen Arbeit immer selbstverständlicher.“

Damit das so bleibt, heißt es nun: Nicht nachlassen! „Jetzt kommt es darauf an, die neuen digitalen Arbeitsweisen zu festigen, die über Jahrzehnte eingeübten analogen Verhaltensweisen der Vor-Coronazeit mit den komplett digitalen Arbeitsweisen der vergangenen anderthalb Jahre zu einem hybriden und sinnstiftenden Ganzen zu verbinden. Doch das braucht mehr – mehr Zeit, mehr Praxis, mehr Engagement, und zwar von allen Beteiligten“, weiß Kossol. So beginne jetzt die anspruchsvollste Phase der digitalen Transformation der Arbeitswelt: Statt zurück zum Vor-Corona-Status mit starren Strukturen und festen Büroarbeitsplätzen, aber auch statt voll digital als Einzelkämpfer im Homeoffice gilt es nun, das Hybrid Working zu etablieren. 

„In Zukunft werden wir mit Arbeitsszenarien konfrontiert sein, die sowohl technisch als auch organisatorisch höchst anspruchsvoll sind“, weiß Kossol. Darauf müssen wir uns voll und ganz einlassen und die jeweiligen Prozesse nicht als einzelne Einheiten betrachten, sondern viel mehr das große Ganze in den Blick nehmen. So sei bei hybriden Meetings, an denen einige vor Ort, andere in digitaler Form teilnehmen, die Technik das kleinste Problem. „Hybride Meetings benötigen viel mehr Vorlauf, viel mehr Disziplin, interaktive Elemente für Präsenz- und Digitalteilnehmende und einfach viel Geduld und Mut, das alles zu lernen.“

Wie eine Präsenzveranstaltung binnen weniger Monate in ein gelungenes Digitalevent überführt werden kann, weiß Verica Spasovska von der Deutsche Welle. Pandemiebedingt musste das Global Media Forum im Juni 2021 in den digitalen Raum verlegt werden. Und die digitale Veranstaltung war ein Erfolg. „Dafür brauchten wir alle ein hohes Maß an Flexibilität, neue Aufgaben für den digitalen Auftritt zu übernehmen, und die Bereitschaft, uns mit den technischen Herausforderungen wie Datenmigration auseinanderzusetzen“, erinnert sich Spasovska. Daneben setzte das Veranstaltungsteam konsequent auf professionelle Produktions- und Streamingtechnik sowie vielfältige Talk-Formate und starke multimediale Elemente.

Doch Hybrid Working darf nicht nur auf Konferenzteilnehmer und Büroarbeiter zugeschnitten sein. Vergessen scheinen heute Arbeitnehmer, die auf dem LKW, im Supermarkt, in der Pflege oder in anderen Non-office-Bereichen ihre Frau und ihren Mann stehen. Doch auch die sollen von den Vorteilen und Potenzialen einer digitalisierten Arbeitswelt profitieren: „Unternehmen, die es ernst meinen mit der Employee Experience, sollten die gesamte Belegschaft im Blick haben“, fordert Kossol.

Das sieht auch Norbert Schäfer von Deutsche Post DHL Group so: „Wir haben Corona genutzt, um den Roll-out unserer modernen und nutzerfreundlichen digitalen Arbeitsplattform Smart Connect zu beschleunigen.“ Die Mitarbeiter-App kann jeder Beschäftigte auf sein privates Handy herunterladen, so können erstmals alle 570.000 Beschäftigten des Konzerns weltweit mit Informationen und Services versorgt werden. Wirklich neu: Auch alle operativen Mitarbeitenden ohne Firmenlaptop – beispielsweise Brief- und Paketzusteller – haben über diese App damit Zugang zu Informationen, Social Walls, Kollaborationsmöglichkeiten und auch zu Serviceangeboten des Konzerns. „Die App hat sich während der Coronakrise vielfach bewährt und bildet künftig zusammen mit modernster Office-Software einen smarten Workspace, der die digitalen Kollaborations-, Interaktions-, Engagement- und Service-Tools des Konzerns bündelt“, freut sich Schäfer.